В РФ с 2015 года введено новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Теперь сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) учреждение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение данного обязательства грозит довольно немалым взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам имеет право выбирать способ передачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Впрочем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет оформляться вручную. Помимо того, следует иметь в виду, что данные должны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной сдачи отчетов о постояльцах фирма вынуждена будет использовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти что все гостиницы решили выполнять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специализированных программных продуктов.
В большинстве случаев руководящая структура гостиницы уже работает со специальными программами, позволяющими автоматизировать процесс оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение в несколько раз. Личный состав гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии it технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта множественным персоналом - довольно сложный процесс. Создатели специальной программы для пересылки данных о постояльцах контурфмс представляют отличное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже имеется на вооружении руководителей гостиницы. Данный процесс выполняется в считанные минуты под руководством ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. При этом хозяйственный субъект, отославший данные фмс имеет непрерывный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме всего прочего у гостиниц сегодня имеется возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
